AG et réunions des organes sociaux en temps de crise sanitaire : an III
On se souvient que, pour faire face à l’épidémie de Covid-19, des mesures exceptionnelles avaient été prises par le Gouvernement[1] dès mars 2020 afin :
(i) de prolonger de 3 mois les délais de convocation et de réunion des assemblées d’approbation des comptes annuels des sociétés[2] ; et
(ii) d’adapter les modalités de tenue des assemblées générales et des réunions des organes de direction de ces sociétés.
Les sociétés étaient principalement autorisées (sous certaines conditions liées aux mesures administratives en vigueur) :
- à tenir leurs assemblées à huis clos, c’est-à-dire sans que les actionnaires/associés (et les autres personnes ayant le droit d’y assister comme le CAC ou les représentants des IRP) ne soient présents physiquement ;
- à permettre la participation aux assemblées générales ou les réunions des organes de surveillance ou de direction par conférence téléphonique ou audiovisuelle, quel que soit l’ordre du jour et sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer ;
- à recourir plus librement au vote par correspondance (pour les assemblées) ou à la consultation écrite (pour les assemblées et les réunions des organes de direction), sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer ;
- à communiquer par voie électronique les documents et informations préalables à une assemblée.
Si la mesure de report du délai (visée au (i) ci-avant) n’a pas été reconduite par la suite, les mesures relatives aux modalités de tenue des AG et des réunions des organes de direction (visées au (ii) ci-dessus) ont été prorogées et ajustées à plusieurs reprises jusqu’au 30 septembre 2021.
En raison de la persistance du contexte sanitaire dégradé, la Loi instaurant le pass vaccinal[3] a, en son article 13, ouvert la porte à l’application de ces dispositifs exceptionnels pour les AG et réunions des organes de direction à tenir jusqu’au 31 juillet 2022.
Certaines mesures sont immédiatement applicables. Ainsi, la participation aux réunions des organes de surveillance ou de direction par conférence téléphonique ou audiovisuelle ou consultation écrite est permise, quel que soit l’ordre du jour et sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer.
En conséquence, les sociétés, cotées ou non, peuvent d’ores et déjà tenir leurs réunions d’arrêté des comptes clos au 31 décembre 2021 en recourant à ces moyens, qui en temps normal sont strictement encadrés.
Les seules exigences légales tiennent aux modalités de recours à ces moyens, qui demeurent les suivantes :
- la conférence téléphonique ou audiovisuelle doit permettre l’identification et la participation effective des personnes assistant à la réunion ; ces moyens transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations ;
- la consultation écrite doit être organisée dans les conditions permettant d’assurer la collégialité de la délibération.
Les autres mesures, qui concerneront les assemblées générales, seront détaillées dans une ordonnance à venir. Nul doute qu’elle devrait reprendre en grande partie les mesures que nous connaissons déjà … A suivre !
[1] Ordonnances n° 2020-318 et n° 2020-321 du 25 mars 2020 prises sur habilitation de la Loi n° 2020-290 du 23 mars 2020.
[2] Et de manière générale, de toute les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé.
[3] Loi n° 2022-46 du 22 janvier 2022 renforçant les outils de gestion de la crise sanitaire et modifiant le code de la santé publique.
